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远大公司的文件化管理
  远大空调有限公司以其出色的企业管理,在世界中央空调行业树立起了一流企业的形象,而远大的制度化管理则是其企业管理最重要的组成部分,制度被远大视为其生存与发展的第一条件。作为制度管理的基础,远大公司有一个由50余万字和430多种表格组成的文件体系,它涵盖了公司工作的各个层面,具有细致、严谨、操作性强的特点。这个文件体系的丰富和完善是远大公司制度管理逐渐成熟的标志。  
  
  远大公司的纲领性文件——“远大宣言”中指出:“我们信守万事求源的工作态度,实行以过程为中心的管理原则和以制度为行动指南的方针。”从1996年开始公司全面推行制度化管理。制度化管理是远大企业管理的一次历史性变革。制度的具体表现形式就是文件。在远大一切工作都必须围绕文件的编制、执行、修改进行,他们认为这样才能做到:部门之间衔接可靠,员工之间沟通顺畅;工作质量及产品质量稳定;老员工及能力强的员工的经验和智慧得以保存和传播;新员工能迅速熟悉工作;能力低的员工能迅速符合岗位要求。  
  
  远大文件体系的构成  
  
  公司执行总裁张跃认为文件不能支离破碎,要系统化且归纳得好,这样千头万绪的工作就变得简单了。  
  
  远大的文件体系按级别与类别划分:  
  
  1.按级别分  
  
  按文件级别分依次分为远大宣言(公司一切工作的行动纲领)、质量手册、环境管理手册、程序文件、管理文件(涉及产、供、销、人、财、物及行政和服务)、技术文件和外来资料。  
  
  2.按类别分  
  
  (1)基础文件:规定文件写作、编号和控制等的文件。如文件和资料控制程序、文件写作规定等。  
  
  (2)通用文件:使用人数多,适合多个部门或所有部门的文件。如“远大宣言”、“员工守则”等。  
  
  (3)衔接文件:两个或几个部门共同遵守的规定。如“发货规定”,该规定是公司信息课、发货课、总调室、厂办要共同遵守的文件,用于规范这几个部门的发货衔接工作。  
  
  (4)部门文件:部门内部使用的文件。  
  
  远大公司文件的产生及更改  
  
  远大文件的产生是按文件编制、文件审核、文件批准这样一个程序产生的。其文件产生的过程有鲜明的特点:一是任何人均可提出或参与文件的编写。二是注重文件的继承性。张跃认为企业要进步则必须把继承性看得很重要,远大从小到大,没有继承那就是悬空的。为了不丢掉过去的好经验,远大有关制度规定:编制文件时务必参考旧文件及其它相关文件;文件审核、批准时要呈报旧文件及其它相关文件。这样就从制度上保证了文件的继承性。三是远大专门成立了“制度化统筹委员会”负责对公司所有文件的复审,以确保各种文件的统一协调。四是对文件的编、审、批过程有关制度明确规定了什么文件由谁审核,什么文件由谁批准,由于界定清晰,避免了文件审批职责不清的问题。  
  
  文件的更改要与文件的产生履行同样的程序。  
  
  完善文件化管理需要把握的几个要点  
  
  张跃说:“制度是根基,如果这个根基不牢固,即便是好的东西也不能持久。”那么什么是巩固制度的关键因素呢?就是文件管理体系。完善文件管理体系需要把握以下要点:  
  
  1.文件不能有摆设的成分,要能得到执行。有些企业的某些文件确实有一些很好的想法,执行者在主观上也并非不愿意执行它,但这种文件原则性的东西多,可操作性不强,不易落实。另外,文件执行得怎样也不便于检查、考核,致使一些很好的想法由于操作不当而胎死腹中。另一种情况是有的文件想法是好的,也具有可操作性,但有时候企业对文件的落实并不重视,结果这样的文件就成了一种摆设,在国企就容易出现这样的问题。在远大公司,文件的执行工作做得比较好,一方面,他们注重文件的可操作性。远大的“文件写作规定”(详见附件)规定:一切规定都应保证在具体工作中能完全做到并便于检查。这就从制度上保证了文件的可操作性,保证了文件得到认真执行。  
  
  2.文件的编写要有广泛性。张跃说:“文件的起草、讨论要有广泛性。文件是大家合作的结晶,这是编写好文件的前提。而文件如果编写得不好还不如没有文件。”  
  
  3.要有纠错机制。远大有关制度规定:不许明知文件有错而不更改,发现文件有错应立即修改,或边修改文件边按正确方法工作;任何人均可提出文件修改申请,履行审批手续后即可更改文件。这种纠错机制也是保证文件化管理成功的前提之一。某些企业只有少数人可以提出文件更改的申请,这样别人即使发现文件有错,因事不关己而不提出来。因此有的文件虽然大方向并没有错,但在操作过程中没有及时发现、纠正错误,最后导致文件流产。  
  
  4.对新文件要采取“草鞋编样边打边像”的办法。张跃说:“文件在执行初期可能会有朝令夕改的情况,你要允许它有这样一个过程,开始会改得多,到后来就会越改越少。如果不能容忍这种乱,有一些新的东西就出不来。”  
  
  5.文件要随企业内外情况的变化而变化。为适应公司内外情况的变化,大公司对受控文件要进行年审,年审合格后方可使用;有的文件一年内甚至要改两三次。另外,当某一个部门的创新、某一项技术的创新只要涉及到相关部门,相关部门就会迅速对相关文件作出相应调整。当公司模式变化不大的时候文件改动的不多,公司模式变化较大时改动的则比较多。但有一点,远大公司对与员工利益相关的东西和大的原则不会轻易去动它,这一点会保持相对稳定。  
  
  6.文件要尽量表格化。表格具有一目了然的作用,这样会使文件更具有可操作性。  
  
  7.要遵循利大于弊的原则。张跃认为,文件有时候会出现既有利又有弊的情况,只要利大于弊就不能因噎废食。比如某个文件可能会对某个流程有利,但这个流程中某个环节的人执行这个文件可能会觉得有点麻烦,那么只要对整个流程有利,就不能因有这样的麻烦而放弃该文件,因为这种麻烦是执行这个文件必须付出的代价。  
  
  8.要采用术语。采用术语可提高文件编写的效率,并简化文件。为便于大家理解和编写文件,远大公司将出现频率较高的管理词汇、财务词汇、技术词汇汇总成《远大术语》。张跃说,大家学术语的过程本身就是理解公司制度的一个重要过程,对术语掌握得越多,就说明了你在很大程度上掌握了公司的文件。张跃还说,用术语不会使公司的文件更加深奥,相反用术语恰恰是让不懂的人尽快搞懂的最好办法。掌握术语后,大家使用起来就会像使用成语一样方便。  
   
  9.文件要由有文字功底和有一线工作经验的人共同来完成,这样就可避免文通理不通,理通文不通的情况出现。
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